Het komen tot een winnende aanbieding is van veel zaken afhankelijk en begint al ver voordat de uitvraag binnenkomt. Het is teamwerk waarbij rollen zijn weggelegd over sales, bid management, bidteam leden en het management. Hieronder vind je de, in mijn ogen, 10 kritische succesfactoren.

1. Vroege positionering bij klanten

De mate van beïnvloeding is het grootste in de fase voor publicatie of uitnodiging, In de acquisitiefase is er gelegenheid om behoeftes en issues te inventariseren, requirements te beïnvloeden, mensen te leren kennen, kennis van het inkoopproces op te doen, zicht te krijgen op je potentiële competitie, risico’s te inventariseren en gevoel te krijgen op beschikbaar budget en een winnende prijs.

2. Contact met de Decision Making Unit

Het is essentieel als je weet wie de beslissers zijn zodat je vertrouwen kunt creëren, kunt beïnvloeden richting jouw organisatie en oplossing en een relatie kunt opbouwen met potentiele 3e partijen of partners.

3. Duidelijk kwalificatieproces

Insteek is om alleen aan te bieden op die opportunities waar een serieuze winkans bestaat. Belangrijke vragen zijn:

  • Waarom worden we gevraagd voor dit bid?
  • Willen we het?
  • Kunnen we winnen en waarom?
  • Kunnen we eraan verdienen?
  • Waarom winnen we soortgelijke opportunities?
  • Wat zijn de bidkosten?
  • Hebben we de tijd, het geld en de resources?

4. Bepaal je bidstrategie en de oplossing

  • Investeer in het bepalen van de winnende prijs (wat gaan de concurrenten doen, wat hebben ze bij eerdere bids gedaan en wat betekent dat voor jou).
  • Zorg zo vroeg mogelijk in het bid voor een toekomstbestendige oplossing die behoeftes en issues invult en daar waar mogelijk overtreft (de oplossing is voor het bid team de basis voor het beantwoorden van gestelde vragen en opstellen van gevraagde stukken en plannen)
  • Stel kernboodschappen en thema’s vast en maak tijd voor storyboarding. Een kernboodschap is kort, concreet, actief, nieuwswaardig en eventueel persoonlijk en verwoordt wat de klant bij jou komt halen. Thema’s liggen in het verlengde van je kernboodschap en versterken deze door je de boodschap in context te zetten en aan te haken bij wat leeft bij de klant.
    De drijvende kracht achter het storyboard zijn de evaluatiecriteria en hoe de beoordelaars het bod zullen scoren. De evaluatiecriteria bepalen meestal hoe maximale scores kunnen worden behaald. De belangrijkste resultaten zijn een volledige analyse van de klantdocumentatie; inzicht in hoe de klant je beantwoording scoort; inzicht in de vragen en waarom ze worden gesteld zoals ze zijn; en de antwoordstructuren die alle elementen van de vraag volledig behandelen.
  • Stel een concept management summary op. Een goede managementsamenvatting is van cruciaal belang omdat deze ruimte biedt om je verhaal te vertellen en de klant te conditioneren om je aanbieding positief te beoordelen.

5. Aandacht voor creativiteit en innovatie

De kans is groot dat oplossingen niet veel van elkaar verschillen. Bedenk hoe je je kunt onderscheiden, focus op behoeften en issues van de klant. Het loont de moeite om workshops te organiseren die leiden tot het toevoegen van meer creativiteit en innovatie aan de bidstrategie/ de oplossing/ je voorstel/ de presentatie.

6. Verkopen oplossing & waarde

Zorg voor een aantrekkelijk, klantgericht voorstel met aandacht voor de behoeftes van de klant. Praat bij voorkeur niet over je eigen organisatie. Neem casestudies van klanten met vergelijkbare requirements op of dominante informatie. Dit zorgt voor vertrouwen en geloofwaardigheid.

Maak een aansprekende presentatie waarbij je gebruik maakt van de management samenvatting. Denk goed na over wie het voorstel bij de klant gaan presenteren, de leden van het bid team zijn niet altijd de beste presentatoren.

Houd altijd dry-runs waarin je de klantpresentatie oefent en kritische collega’s vraagt feedback te geven. Probeer rekening te houden met onverwachte scenario’s zoals veel interesse en vragen over de oplossing waardoor je in tijdnood kunt komen,

7. Planning en proces

Zorg voor een duidelijk bidplan en bidproces dat iedereen gebruikt met duidelijk gedefinieerde rollen & verantwoordelijkheden en tijdslijnen met mijlpalen & regelmatige reviews. Door minimaal 2 keer per week kort overleg over de voortgang en eventuele issues/knelpunten te houden houd je vinger aan de pols, wordt vroegtijdig duidelijk waar het stokt en kun je tijdig bijsturen.

Er zijn verschillende “colour” reviews mogelijk over de winstrategie (blauw), de strategie ten aan zien van de competitie (zwart), je storyboard (roze), review van het (bijna) definitieve voorstel (rood) en de review van de business voor akkoord (gold). Instrueer de reviewers duidelijk over wat je van ze verwacht en lever tijdig de te reviewen stukken aan. Vraag reviewers niet alleen aan te geven wat ze missen of niet helder is geformuleerd maar met concrete tekstvoorstellen te komen.

8. Informatie

Een gevulde centrale vraag- en antwoord database/ bid bibliotheek onder change control geven je een voorsprong in de beantwoording. Bepaalde vragen worden vaker gesteld. Een concept antwoord dat je aanpast voor een specifieke klant is makkelijker dan opnieuw het wiel uitvinden. Je houdt meer tijd over voor de creatieve aspecten van je voorstel. Denk aan het benoemen van eigenaren voor onderdelen van de database/ bid bibliotheek en toevoegen van datum van de laatste update zodat je verzekerd bent van kloppende informatie.

9. Capaciteit en vaardigheden

Mensen winnen bids. Je hebt mensen nodig die kunnen aansturen, kunnen werken als onderdeel van een team, overtuigend kunnen schrijven, kunnen innoveren, kunnen werken met MS Word, Excel en PowerPoint, kunnen reviewen, kunnen verkopen, kunnen onderhandelen en kunnen presenteren.

Belangrijk is dat je bid team compleet is bij de kick-off en de mensen vrijgemaakt en gemotiveerd zijn voor de klus. Een transitiemanager die ook nog een lopend programma draait kan zich vaak onvoldoende focussen en geeft als het er op aankomt prioriteit aan zijn lopende klus. Met teamleden die grotendeels op vakantie zijn tijdens de looptijd van het bid kan je tijdige oplevering en optimale kwaliteit van stukken niet garanderen.

10. Evalueren en leren

‘If you always do what you always did, you will always get what you always got’.

Bespreek altijd met de klant en het team wat goed ging en beter kon. Communiceer de lessons learned van de evaluaties en bepaal wat er een volgende keer anders moet en welke acties daar voor nodig zijn. Benoem een eigenaar per actie en monitor deze.

 

(Artikel is eerder gepubliceerd op LinkedIn)

 

 

 

 

X