Als bid manager zit ik voornamelijk binnen. Het is de taak van de accountmanager om aan mij te vertellen of buiten de zon schijnt of dat het regent. En soms weet ook hij niet wat het weer daadwerkelijk is.
In december kregen we een aanvraag een offerte te maken voor debiteurenbeheer dienstverlening. De aanvraag werd mondeling gedaan, er was geen formele RFP, het enige wat we op papier kregen was de prijs van de concurrent. Het klonk als een goede klantrelatie, kat in het bakkie om deze opportunity nog snel even binnen te tikken.
Na enkele weken een typische radiostilte bleek de werkelijkheid anders. De klant had een bestuurlijke wisseling en daarom lagen de prioriteiten voorlopig even anders dan bij de debiteuren.
De winter ging voorbij, het was alweer in de lente. Plotseling belde onze klant weer op. Ditmaal wilden ze een offerte om oud-klanten terug te winnen. En nee, ditmaal was het echt serieus, sinds december stonden ze immers nog bij ons in het krijt.
De week erna kregen we het officiële bericht. Ditmaal was er wel een formele RFP verstuurd door de inkoper. Dit gaf weer compleet ander beeld dan de week ervoor. Hoe serieus moeten we dit nu nemen? En in de RFP stond dat de opdracht zou worden opgesplitst tussen twee partijen. De interessante schaalgrootte werd voor ons dan ook teniet gedaan. Afschieten dit bid, of zouden we ze toch nog een tweede kans geven
We eisen, als bewijs van hoe serieus het is, een gesprek met de directie van de klant. En die hebben een dag later al tijd. Een wonder! Helaas ben ik zelf niet bij het gesprek. Maar de accountmanager komt enthousiast terug van het gesprek. Ditmaal is de opportunity echt serieus en hij heeft ze weten te overtuigen dat het niet verstandig is om de opdracht te splitsen tussen twee partijen. Alle zeilen strak, we gaan ervoor!!
Door de twijfels hebben we kostbare tijd verloren. Gelukkig motiveert mijn enthousiasme me om mijn vrije Tweede Pinksterdag deels op te offeren voor dit bid. Ik moet de CFO dwingen andere werkzaamheden uit te stellen, zodat hij mijn pricing kan goedkeuren.
In de offerte benadruk ik hoe we ruimschoots voldoen aan alle evaluatie criteria. Een duidelijke, eerlijke, de-klant-weet-waar-hij-toe-is-prijs siert het laatste hoofdstuk. Het ziet er weer gelikt uit en de offerte is een uur voor de deadline af.
En nu een week wachten op de uitslag. Of toch niet? Een dag later al ontvangen we een kort mailtje van de inkoper, dat ze “op basis van de evaluatie criteria” hebben besloten samen te werken met andere partijen. Een combinatie van teleurstelling en woede giert door mijn lichaam. Hoe kunnen ze dit in een dag hebben besloten? Hebben ze dan toch alleen naar de prijs gekeken? Terwijl prijs niet eens bij de evaluatie criteria stond.
We bellen kort met de klant. We blijken duurder te zijn dan twee andere partijen samen. En prijs was toch wél belangrijk.
Ze zijn ons de energie van woede niet meer waard. In december hadden ze al kunnen weten dat wij geen prijsstunter zijn. Dus waarom hadden ze ons nu uitgenodigd?
Door verkeerde signalen van buiten, heb ik kansloos een bid beantwoord dat ik had moeten uitkwalificeren. Misschien dat ik toch maar eens vaker moet proberen om zelf te kijken of het buiten regent of dat de zon schijnt.