Afgelopen week was ik sinds lange tijd weer deelnemer aan een Red Team Review. Ken je die? Nee, ik bedoel niet de YouTube podcasts over The Game Of Thrones. Ik bedoel het reviewen van je offerte met behulp van zgn. Colour Reviews waarvan de Red Team Review de laatste is voordat de offerte de deur uit gaat.
Colour reviews
Even op herhaling? Hieronder een overzicht van de Colour Reviews:
- Blue Team: Win strategy
- Black Team: Competitive Strategy
- Pink Review: Storyboard Review
- Red Team Review: Final Proposal Review
- Gold Team Review: Business Review & Approval
- White Team Review: Lessons Learned
(zie ook: presentatie op SlideShare.net over APMP certificering en de APMP Body Of Knowledge)
Red Team Review
De idee van de Red Team Review is om de offerte te reviewen door de ogen van de klant en daarmee te zorgen dat er inderdaad zo hoog mogelijk gescoord wordt tijdens de evaluatie ervan. Aandachtspunten zijn:
- Zijn de win thema’s duidelijk
- Worden de voordelen van de aanbieding in alle delen van de offerte benoemd
- Het laat geen twijfel bestaan waarom onze organisatie de opdracht moet krijgen
- Alle graphics dragen bij aan de inhoud
- De aanvraag wordt volledig beantwoord zoals door de klant gevraagd
- De tekst is gemakkelijk te lezen en te begrijpen.
Mijn Red Team Review
Oké, nu dus weer een Red Team Review. Ik krijg 1 week ervoor een uitnodiging om deel te nemen. We zitten met ca. 20 personen in een zaaltje en krijgen een korte briefing. Er is een overzicht gemaakt wie welke documenten onder handen neemt. Helaas is de laatste stand van de document pas de dag ervoor beschikbaar gekomen en is de opmaak nog verre van correct. Dat geeft de nodige moppers in het gezelschap. Tja: proposal-tijd is stress-tijd en een continu gevecht tegen de klok (daar hebben we het een andere keer nog wel over!).
We gaan uit elkaar en krijgen vanaf 10 uur ’s ochtends tot ‘s middags half vijf de tijd om te reviewen. Mijn deel is de management samenvatting. Ik had de aanvraag en de offerte-eisen al gezien en wist daarom wàt er beantwoord en hòe er beantwoord moest worden. Waar ik nog niet van op de hoogte was, was de aanbiedingsstrategie: hoe gaan we deze aanbieding afsluiten met een contract? Dus ik vraag naar presentatie van de bid-beslissing en de storyboards. Stilte. Nou ja, bijna stilte. De documenten zijn er wel en er is een begin gemaakt met de zgn. hot buttons en een concurrentie analyse. Wat ontbreekt is de verder uitwerking ervan in richtlijnen voor mijn management samenvatting. Tja, dan wordt het lastig beoordelen.
Aan het eind van de middag rapporteert iedereen wat zijn bevindingen zijn en wordt er onderling gediscussieerd. Wat me opvalt dat het voornamelijk over de leveromvang gaat: haalbaarheid, risico’s en kosten. Ik ben blijkbaar een van de weinigen die zich zorgen maakt over de overtuigingskracht van deze aanbieding.
Als je essentieel commentaar op de Red Team Review krijgt kan het flink wat tijd kosten om het allemaal weer recht te zetten. Gelukkig was deze review ruim voor de leverdatum gepland, dus is er tijd om commentaren te verwerken. Maar als je deze tijd niet hebt, hoeveel en welk commentaar neem je dan nog mee?
Hoe organiseer jij je reviews?
In mijn vorige werkomgeving hielden we deze review niet meer. We reviewden natuurlijk wel, maar niet meer met een heel team tegelijk op hetzelfde moment. Doorlopend tijdens het schrijfproces hielden we de kwaliteit in de gaten om snel te kunnen bijsturen. Ik schreef daar eerder een LinkedIn artikel over. Op het eind was er dan nog een allesomvattende review met een klein team om de laatste inconsistenties eruit te halen.
Hoe organiseer jij je reviews? Welke reviews houd je en met wie? En wanneer? Ik ben benieuwd naar jouw ervaring!
O ja: we eindigden de dag met champagne. Ik werk tenslotte in Frankrijk!