Ik krijg een offerte ter beoordeling, een paar dagen voordat hij verzonden gaat worden. Het is een kleurrijk geheel. Foto’s, grafieken, tabellen en schema’s in alle kleuren van de regenboog. Je weet niet waar je kijken moet; alles trekt de aandacht. Ik noem dit een “Las Vegas Offerte”. Ik krijg medelijden met de evaluator van de klant die deze offerte moet doorwerken om deze te beoordelen.
De evaluator van je offerte
Veel evaluatoren zijn parttime evaluator; het is niet hun beroep en je kunt je indenken dat ze er zo snel mogelijk vanaf willen zijn. Er zijn er die zelfs een uitgesproken hekel aan hebben. Bedenk ook dat evaluatoren vaak meerdere offertes moeten beoordelen en dat kan inspannend en tijdrovend zijn. Om evaluatoren te helpen krijgen ze van hun bedrijf vaak scorelijsten en aanwijzingen waarnaar op zoek te gaan. En dat doen ze liefst zo snel en gemakkelijk mogelijk. Maar ook als offerte maker kun je de evaluator helpen zijn werk te doen!
De evaluator scant en scoort
De evaluator leest maar zelden de gehele offerte van voor naar achter door. Daarom: zorg dat je offerte gemakkelijk te scannen en te scoren is! Hier een aantal tips ervoor:
- Vraagt de klant om een bepaalde volgorde van beantwoorden? Geef hier gehoor aan en volg zijn aanwijzingen precies. Gebruik zijn woorden en nummering voor je inhoudsopgave. Zo is je antwoord snel te vinden.
- Zorg ervoor dat belangrijke informatie er uitspringt. Gebruik bijvoorbeeld bullets, call-outs of een tekstvak in een andere kleur. Dat helpt de evaluator de antwoorden te vinden. Doe dit met mate. Het moet geen “Las Vegas” uitstraling hebben: je weet niet naar welke aandachttrekker je eerst moet kijken!
- Voeg voldoende witruimte in. Er is niets zo deprimerend als volledig met tekst gevulde bladzijden die je moet doorzoeken voor je informatie.
- Zorg dat je tekst gemakkelijk leest. Het niveau voor een puber van 16, 17 jaar. Eenvoudige woorden. Korte zinnen. Korte alinea’s. Geen overbodige informatie. Woorden van de klant. Dàt help de evaluator.
- De evaluator is op zoek naar de voordelen van jouw aanbiedingen. Vertel ze! “De 3 voordelen van deze aanpak zijn:…”
- Gebruik grafische elementen: foto’s, tekeningen, schema’s en tabellen. Deze zijn bij uitstek geschikt om de voordelen te laten zien, je discriminator eruit te laten springen of bewijs te leveren dat je het aangebodene kunt leveren. Zet er een beschrijvende titel en een duidelijke toelichting (action caption) bij.
De les van dit alles: Zorg dat de evaluator je tekst gemakkelijk kan scannen en scoren want hij leest je tekst maar zelden in zijn geheel. Dit help hem en onbewust kan dit ook zijn oordeel gunstig beïnvloeden!
Wat zijn jouw tips om de evaluatie van je offerte vergemakkelijken en zo een gunstig oordeel van de evaluator te krijgen?