“Ik ben uitgenodigd voor een offerte kick-off”. Het gezicht van mijn collega is een mengeling van verassing en verbazing. Meewerken aan een offerte is namelijk niet zijn dagelijkse werk. We praten verder over de samenstelling van het bid team. Bekende namen komen voorbij maar er zijn ook een groot aantal onbekende namen. Hoe ga je daar als bid of proposal manager mee om?
Het wordt in ieder geval een groep mensen die de komende tijd intensief met elkaar gaan samenwerken. Mensen met een verschillende achtergrond en werkzaam in verschillende onderdelen van het bedrijf. Vaak kennen medewerkers elkaar alleen van gezicht. Bij grotere bedrijven, of offertes waar verschillende bedrijven aan meewerken, speelt dit zeker. Ook “binnenmensen” en “buitenmensen” kennen elkaar vaak niet. Hoe maak je daar een team van? Er zijn legio boeken en artikelen over dit onderwerp geschreven. Misschien een onderwerp voor een volgend blog?
De kick-off meeting
Laten we de eerste bijeenkomst waar iedereen aanwezig is, eens tegen het licht houden: de kick-off meeting. De teamleden komen samen, stellen zich voor, horen aan wat er gedaan moet worden en gaan weer uit elkaar tot de volgende vergadering. Niks mis mee, maar het vormt geen team.
Teambuilding gebeurt door samenwerking.
Teambuilding gebeurt door samenwerking. Zorg daarom dat je kick-off een samenwerkingsaspect bevat. Zoek een activiteit waar in teams moet worden samengewerkt of zelfs het gehele team moet samenwerken. Bijvoorbeeld door in groepen te brainstormen over de aanpak van de offerte, over onopgeloste problemen in de aanbieding, over discriminatoren of over ghosting van de concurrent. Het mengen van “binnenmensen” en “buitenmensen” levert vaak verassende inzichten en uitkomsten op!
Sluit je kick-off meeting af met een etentje. Gezamenlijk eten is ontspannend en, zeker in een informele sfeer, komen er allerlei gespreksonderwerpen naar voren die voor verdere verbinding kunnen zorgen. Dit werkt door naar de samenwerking op werkvloer. Maak er geen uitbundige party van: iedereen moet elkaar de andere dag weer gewoon durven aankijken…
Mijn collega bekijkt de agenda van de kick-off. Het begint om twee uur ’s middags en er staat een onderdeel “workshop” in. Na de afronding wordt er in de openlucht een barbecue gehouden.
Achteraf hoor ik van mijn collega dat er tijdens de barbecue een pub-quiz werd gehouden met vier teams.
Wat doe jij aan teambuilding?