Ik krijg een mailing in mijn inbox met de uitdagende naam “How to create a proposal prototype”. Dat klinkt interessant en ik begin te lezen. Er staan een aantal opmerkingen in die we allemaal herkennen maar er staan er ook een paar in die me toch aan het denken zetten!
Even Wikipedia er op nageslagen. Prototype: “Een vroeg model van een product, handgemaakt […], waarmee […] onderdelen worden getest en de productie wordt voorbereid”. Daar zitten al wat herkenningspunten in met een offerte. Vaak wil je wel een idee hebben hoe het eindresultaat eruit gaat zien.
Allersimpelste prototype
Ik heb ooit eens de allersimpelste vorm ervan gebruikt tijdens een offerte kick-off waarbij alle onderaannemers aanwezig waren. Ik had de data manager om een 10cm dikke binder gevraagd met het voorlopig ontwerp van de kaft erop. ”Dit boek gaan we vullen met onze offerte en deze wordt over 7 weken en 2 dagen bij de klant ingediend.” Dan wordt je offerte al een beetje tastbaar! Het schudt mensen ook wakker: “Dat is wel een heel dikke map…”
Echt prototype
Een echt prototype houdt natuurlijk meer in. Een prototype is, volgens Wikipedia, een vroeg model van wat het uiteindelijk gaat worden. Veel proposal managers doen dit al in zekere mate. Het plan voor winstrategie, de aanpak van overtuigende teksten, de gebruikte boilerplate en schetsen van graphics worden al vaak in een storyboard of andere methode vastgelegd. Het wordt een ècht prototype als je dit in zijn uiteindelijke vorm gaat gieten. Als je je plan opschrijft in je offerte template heb je voor 2 dingen gezorgd:
- De schrijvers hoeven geen 2 documenten op hun scherm te hebben: Hun offerte deel begint al met het plan wat er in moeten komen
- Je hebt gelijk al je eerste prototype gemaakt!
Laat deze rondgaan, hang de pagina’s aan de muur, vergelijk ze met andere hoofdstukken. Test de onderdelen vóór de productie!
Als je schrijvers aan het werk gaan wordt het plan verder uitgewerkt en gedetailleerd. Bekijk het resultaat. Bespreek ze, test ze! Is dit wat we willen? Zijn dit de juiste argumenten? Is dit wat de klant overtuigt? Zo groeit het prototype naar zijn uiteindelijke vorm. Zo kreeg mijn lege map steeds meer inhoud en de inhoud steeds meer kwaliteit.
Prototype versus waterval
Veel best practices zijn gebaseerd op de standard “waterval” methode:
- Schrijf de specificatie en ontwerp (offerte plan)
- Produceer (ga schrijven)
- Test het product tegen de specificatie en het ontwerp (review).
Dit werkt vaak prima, maar als je dit erg strak doorvoert loop je de kans dat je te lang blijft specificeren en ontwerpen (strategie en ontwerp bedenken) of dat je na het schrijven erachter komt dat de schrijvers niet gedaan hebben waar je om vroeg.
Proposal prototyping kan dit euvel oplossen.
Welke methode(s) gebruik jij?