“Ik hoor dat jij ons kunt helpen bij het maken van onze offertes” vraagt de marketing manager. Er worden een aantal aanvragen verwacht van een belangrijke klant. Gelukkig is ze er vroeg bij: we hebben nog een half jaar de tijd voor de aanvragen binnen komen. Maar dat wil niet zeggen dat we kunnen stilzitten!
Zoals ik al eerder schreef, moet je eerst een klant relatie opbouwen en de aanbieding met hem bespreken voordat je aan je offerte kunt beginnen. Dit zijn “upstream” activiteiten die door de marketing en sales managers behartigd worden. De marketing manager is verantwoordelijk voor deze klant en zij is dus in de positie om dìe dingen te doen die voor een goede offerte nodig zijn.
Klantrelatie
Als eerste: ken je klant. Als je regelmatig je klant bezoekt is er al een begin gemaakt. Maar je moet natuurlijk juist van hem weten wat in relatie staat tot de komende aanschaf:
- Wat wil de klant bereiken met deze aanschaf?
- Wat is het probleem en waarom?
- Welke concrete doelen heeft de klant voor ogen? Wat zijn daarvan de belangrijkste?
- Wat verwacht de klant van de leverancier?
- Hoe denkt de klant over de concurrentie?
- Wat is het budget van de klant?
Genoeg om over te praten dus! Als de relatie goed is krijg je serieuze antwoorden; maar als de relatie minder is…
Voorsprong in klantinformatie is voorsprong op je concurrent
De aanbieding
Ten tweede: spreek de mogelijke aanbieding door. Er zullen vast vragen opkomen: hoe het probleem oplossen, kan het anders, wat kost het, wat zijn de risico’s? Hiermee wordt ook aan de onderlinge relatie gebouwd. Afhankelijk hoe hierop wordt gereageerd, wordt de relatie verstevigd. Neem je de klant serieus? Help je de klant met gedachten te vormen, standpunt te bepalen, gefundeerde keuzes te maken? Help je hem met kwalitatieve “content”? Investeer in de relatie!
Concurrent
Ondertussen is het ook nodig dat je de concurrent in het achterhoofd houdt: wat zou die kunnen aanbieden en tegen welke prijs? Met behulp van een Black Hat review kun je je sterke en zwakke punten analyseren ten opzicht van je concurrent en daarmee je aanbieding nog bijsturen. De Hot Buttons worden duidelijk!
Capture plan
Het is belangrijk dat dit vastgelegd wordt voor het offerte team. De teamleden hebben dit nodig om een goed onderbouwde offerte te schrijven. Hiermee laat je in de offerte zien dat je de klant en zijn probleem begrijpt en dat je op de hoogte bent van wat de onderliggende beweegredenen zijn. Alles wat je aan kennis opdoet in deze fase is van belang. Je moet als het ware toewerken naar die offerte: klant-centrisch met een aanbieding die hij niet kan weigeren, beschreven in de offerte!
Documenteer daarom alles uit deze fase in een Capture Plan: wat je overlegt hebt, welke afwegingen er gemaakt zijn, welke terminologie de klant gebruikt heeft, hoe hij over ons en de concurrent denkt… Dit zorgt voor een vliegende start van de offerte fase en bespaart daarmee tijd en geld. Maar vooral ook: de offerte wordt er beter van!
Ik vertel de marketing manager dat ik haar graag help en dat ze nu al de offerte kan gaan voorbereiden door de twee benodigde stappen te zetten: zorg voor de best mogelijk klant relatie en bespreek de mogelijke aanbieding.