Ik zit met een offerte voor me. Dit is er weer zo één. De voorgestelde oplossing schiet verschillende kanten uit; is niet eenduidig. Het offerte team is begonnen met schrijven en verzint al schrijvend de aanbieding aan de klant. De omgekeerde wereld!
Dit was vorige week woensdag. Vandaag (maandag) was de review. Ik had mijn review werk al vroeg ingepland. Donderdag was het namelijk Maria Hemelvaart hier in Frankrijk en had ik vrij. Vrijdag een verplichte vrije dag dus een mooi lang weekend! Ik had mijn commentaar al op woensdagmiddag aan iedereen gemaild. Wat schetst mijn verbazing: vanmorgen toen ik binnen kwam had ik al een herziene versie van de offerte in mijn mailbox. Vijf minuten voor de review had ik een nog nieuwere versie binnen. Niet dat mijn commentaren al verwerkt waren, maar er waren wel veranderingen in de leveromvang.
Omgekeerde wereld
Tijdens het begin van de review gaat het vooral over deze leveromvang. Een aantal uitgangspunten zijn niet duidelijk en er wordt getwijfeld over de aanbiedingsstrategie. Dit terwijl er al 70 pagina’s offerte tekst liggen. De omgekeerde wereld!
Er is duidelijk wat mis gegaan tijdens het ontwerpen van deze offerte. De outline is keurig volgens de eisen van de klant. Alle klantvragen worden beantwoord. Maar wat wil het geval: de teksten zijn door verschillende partijen aangeleverd en deze passen niet bij elkaar. De ene partij heeft een ander zicht op de aanbieding dan de andere.
Offerte ontwerp
Met andere woorden: er is geen afgestemde leveromvang en er is geen volledig ontwerp van de offerte gemaakt. En dat wreekt zich nu. Ik adviseer ze daarom om dit nu eerst te doen in plaats van teksten gaan corrigeren. Detailleer de outline van de offerte en kom overeen wat de leveromvang gaat worden. Bepaal wat je wil gaan vertellen aan de klant en schrijf samenvattingen voor alle hoofdstukken. Dit moet een lopend verhaal worden. En, heel belangrijk, review dit met alle partners en liefst ook de schrijvers. Daarna kunnen de uiteindelijke teksten geschreven worden.
We hebben geluk: we hebben zojuist uitstel gekregen om de offerte een maand later in te leveren. Oef, dat is een meevaller! Het team besluit ter plekke om nu eerst een storyboard te maken en deze goed te reviewen.