Ken je dit fenomeen: Fuck Up Nights? Het zei mij tot voor kort helemaal niets. Ik kwam het tegen toen ik een oproep op LinkedIn las om met een aantal project managers slechte ervaringen te delen en ervan te leren.

Het idee daarvoor komt oorspronkelijk van een groepje vrienden in Mexico die elkaar “I fucked up” verhalen vertelden. Vertellen hoe het tegenzat, wat je echt fout deed, dat je Murphy tegenkwam… en er hartelijk om lachen! Luister en huiver; leer en lach! Ondertussen is dit uitgegroeid tot een wereldwijd fenomeen. Dat deed me ook denken aan een eigen misser:

We hebben voor onze goede klant een en ander technisch uitgezocht en er een mooi rapport over geschreven. De klant is blij met het resultaat en wil er een aanvraag voor uitschrijven. Maar ambtelijke molens draaien langzaam en het einde van het budgetjaar raakt in zicht. Weet je wat? We schrijven een “unsollicited” proposal! Alles wat we uitgezocht hebben staat erin; ook de kosten die er mee gemoeid zijn en het projectplan ziet er prima uit. We brengen de aanbieding bij de klant die het in dank aanvaard. Hij zegt er ook direct bij: je krijgt nog een aanvraag van ons. Hmm, zou die passen bij onze aanbieding?

Zes weken later krijgen we de aanvraag: een pak papier zo dik als onze aanbieding. We beginnen snel te lezen en zien dat er toch wel wat verschillen zijn in leveromvang en uitwerking. We gaan aan de slag, zoeken nog meer uit, leggen contact met nieuwe onderaannemers en overleggen met de klant. Gelukkig stelt de klant geen eisen aan de structuur van de offerte, dus we werken de bestaande bij. Dat is het minste werk. Voor ons.

We leveren onze bijgewerkte aanbieding in en de klant gaat lezen. Drie weken. Vier weken. Vijf weken. Als dit geen contract wordt voor het einde van het jaar, vervalt het budget. Zes weken. De klant wil dat we komen om vragen te beantwoorden. Dat doen we graag! Daar krijgen we te horen dat ze enorm veel moeite hebben om te zien of we alle vragen hebben beantwoord en ook goed hebben beantwoord. Er zit wel een compliance statement bij, maar ja, die bevat een erg korte opmerking. We hadden ook zó weinig tijd…

De klant heeft heel veel moeite moeten doen om na te gaan waar in de offerte ons antwoord staat. De project manager heeft weken alles zitten napluizen en is er nòg niet uit. Ik zit met een rood hoofd voor hem. Wat was les 1 uit het proposal manager handboek ook alweer?

“Schrijf als eerste een compliance statement en maak er daarna een cross reference matrix van”

Hoe lossen we dit op? Opnieuw een aanbieding maken? Of alleen de cross reference goed te maken? Met de klant besluiten we om het pragmatisch aan te pakken en samen het compliance statement door te werken en de juiste cross reference erbij te schijven. Dat spaart tijd omdat de klant dan direct kan meelezen en commentaar kan geven.

We zijn er weer dágen zoet mee. Ik heb mijn excuses ervoor aangeboden. Gelukkig was de klant ons erg goed gezind en hebben we op tijd het contract kunnen tekenen.

Ik heb er wel veel van geleerd! Heb jij er ook wat van opgepikt?

En: wat is  jouw “fucked-up” verhaal?

 

Afbeelding van Steve Buissinne via Pixabay
X