Terugkoppeling scores verplicht
Aanbestedende partijen zijn verplicht om deelnemers terug te koppelen op hun scores op criteria. Voor alle criteria krijg je een score en hoor je de score van de partij die gewonnen heeft. Sommige partijen onderbouwen de scores uitvoerig en geven aan wat in hun ogen de positieve punten waren en wat onvoldoende uitgewerkt/onderbelicht was. Op basis van deze terugkoppeling kun je bekijken hoe je het hebt gedaan en waar verbeterpunten liggen.
Scores kun je vastleggen in een win-loss analyse document. Ze geven voeding aan bijvoorbeeld je volgende (winning price) strategie (sessie). Je komt regelmatig dezelfde concurrenten tegen en het is goed om te weten waar zij goed/beter in zijn. Leg naast het verschil in prijs tussen jou en de nummer 1 ook vast wie je concurrenten waren, wie er gewonnen heeft en waar de winnaar punten op heeft gepakt ten opzichte van jou.
Externe evaluatie
Vraag de aanbestedende partij altijd om een evaluatie. Houd er wel rekening mee dat men daar vaak niet open staat voor een evaluerend gesprek of niet scheutig is met informatie tot de opschortende termijn of periode van bezwaar (Alcatel-termijn) verstreken is.
Zorg dat je vooraf een vragenlijstje opstelt. Dat kan gaan over een toelichting op een gegeven score maar je kunt ook vragen naar de aspecten waarvan de klant vindt dat je je er op onderscheidt of welke aandachtspunten je als eerste zou moeten oppakken. Vraag altijd of de aanbestedende partij nog tips heeft.
Evaluatie met partners
Als je niet alleen hebt aangeboden hebt maar gebruik hebt gemaakt van diensten van anderen is het goed om ook met hen te evalueren. De kans is immers aanwezig dat je vaker samenwerkt.
Aandachtspunt is vaak het hanteren van marges, door marge op marge te stapelen prijs je je ten opzichte van de concurrentie uit de markt.
Interne evaluatie
In de interne evaluatie bespreek je de terugkoppeling van de aanbestedende partij en het interne proces rond het tot stand komen van de aanbieding.
In mijn Bidplan neem ik altijd een tab op waarin ik gaande het bidproces zaken noteer die me opvallen, wat meevallers zijn of zaken die niet lopen zoals verwacht. Je weet dan zeker dat je niets vergeet als het wat langer duurt voordat je evalueert.
Bij langdurige trajecten is het handig om tussentijds te evalueren.
Vertaal constateringen in verbeterpunten/lessons learned en bepaal een eventuele actie met verantwoordelijke en datum gereed. Verzamel verbeterpunten in een lessons learned register en pak het erbij als je met een nieuwe aanbesteding begint. Je hebt dan inzichtelijk waar je eerder bij een soortgelijke klant tegenaan gelopen bent en wat je nu anders moet doen.
Voorbeeld:
- Onderwerp: HR
- Lessons Learned: Geen ervaringscijfers overname personeel beschikbaar, hebben andere partijen wel
- Actie: Opstellen lijst met benodigde gegevens; bespreken met HR hoe we deze boven water kunnen krijgen; per item datum gereed bepalen, verantwoordelijke benoemen en voortgang monitoren.