Deze week kwamen er 3 marktconsultaties voorbij , 2 van bestaande klanten en 1 van een prospect. Is het de tijd van het jaar of is het toeval? Het resulteerde in 3 calls waarin de vraag centraal stond of we aan de marktconsultatie wilden deelnemen. In 2 situaties hebben we besloten tot beantwoording, in de 3e situatie hebben we besloten om alleen vragen te stellen om inzicht te krijgen in een aantal aspecten en te horen wanneer de aanbesteding op de markt komt.
Wat is een marktconsultatie?
Het is een vraag van een partij die wil aanbesteden in de markt om informatie uit te wisselen over mogelijke oplossingen voor het probleem of de gestelde behoefte, de haalbaarheid van die oplossingen, de risico’s, randvoorwaarden, prijs, ontwikkelingstijd, aanbestedingsprocedures e.d. Het is geen opdracht en geen prekwalificatie voor een gunningsprocedure. Een marktconsultatie gaat vooraf aan een aanbestedingsprocedure.
De aanbestedende partij moet transparantie, mededinging, en het gelijkheidsbeginsel waarborgen. Een marktconsultatie mag niet leiden tot een verstoring van de mededinging (door voorkennis die opgedaan is tijdens de voorbereiding). Het recht op toegang tot de opdracht mag niet beperkt worden (door deelname aan de marktconsultatie als voorwaarde te stellen om te mogen inschrijven op de opdracht). Transparantie wordt bereikt door de resultaten van de marktconsultatie publiek te maken met respect voor vertrouwelijke bedrijfsinformatie van potentiële leveranciers (denk dan aan intellectuele eigendomsrechten, prijzen, e.d.). Ook partijen die niet hebben deelgenomen hebben dan een zelfde startpositie in de aanbestedingsprocedure die volgt.
Het is een win-win voor zowel aanbesteder als marktpartijen. De één is op zoek naar kennis en know how, de ander naar informatie over (toekomstige) behoeften.
Hoe ziet een marktconsultatie er uit?
Het kan gaan om vragenlijsten, één-op-één-telefoongesprekken, bedrijfsbezoeken of individuele interviews, groepsworkshops en bijeenkomsten met gelegenheid tot bedrijfspresentaties en gelegenheid om te netwerken.
Als men de markt goed kent kiest men vaak voor een gesloten variant en nodigt een beperkt aantal partijen uit. Anders publiceert men openbaar en kan iedereen meedoen. Ook worden steeds vaker sociale media ingezet.
Waarom meedoen?
Het is de gelegenheid om een aanbesteder met jouw kennis en expertise te overtuigen van jouw product of dienst of zienswijze. Als de uiteindelijke aanbesteding in eisen en gunningscriteria bij jou aansluit is je winkans groter.
Daarnaast kun je je op tijd voorbereiden en je netwerk uitbreiden met het oog op allianties.
Deelnemen aan bijeenkomsten is altijd zinnig, wellicht komt er informatie aan de orde die straks niet in de aanbesteding staat. Het geeft, net zoals in het geval van interviews, de mogelijkheid om in contact te komen met de aanbesteder en te werken aan de relatie.
Je hoeft niet bang te zijn dat je allerlei details over jouw producten of diensten in een marktconsultatieverslag terug leest. Insteek is dat er een goede aanbesteding komt, niet dat jou bedrijfsgeheimen ontfutseld worden.
Je winkans vergroten
Je kunt hierbij denken aan
- Het voorstellen van diensten waar jij goed in bent of een grote toegevoegde waarde in kunt bieden/veel ervaring mee hebt of meer omzet mee kan maken
- De juiste percelen voor te stellen: splitsing van percelen als je niet alles kunt bieden en samenvoegen in 1 perceel als je alles kunt bieden waardoor je concurrenten de pas afsnijdt
- De aanbesteder te adviseren om bepaalde criteria en eisen op te nemen (denk hierbij ook aan referenties) waar je concurrenten mogelijk niet aan kunnen voldoen of te vragen om certificaten die anderen mogelijk niet hebben
- Aansturen op zwaarder mee laten wegen van kwaliteit of prijs omdat je uit ervaring weet dat je op het een beter scoort dan op het ander
- Het expliciet benoemen van risico’s tijdens transitie als jij de zittende partij bent en geen/beperkte transitie nodig hebt
- Een aanbestedingsmethodiek adviseren waar jij sterk in bent
- Samenwerking met andere leveranciers of lokale partijen voor te stellen.
Beïnvloeding vooraf is makkelijker dan achteraf via de Nota van Inlichtingen na publicatie.