Zolang ik me bezig houdt met Bidmanagement pleit ik al voor het aanleggen van een Bidbibliotheek. Het gaat hierbij om basisteksten die de standaard manier van werken weergeven van de inschrijver. Dit is meestal rond de 60% van het antwoord op de vraag van de aanbestedende dienst/opdrachtgever. Op basis van de relatie en/of kennis met/van de klant kan de sales verantwoordelijke de tekst naar 80% brengen en een bidschrijver maakt er 100% van op basis van de uitvraag van de klant.
Het maakt dat je een basis hebt om vanuit te starten als een uitvraag binnen komt en je je tijdens de 6-8 weken die je voor de beantwoording hebt kunt focussen op kwaliteit. Het scheelt bijvoorbeeld enorm als de volgende zaken beschreven zijn:
- Je standaard dienstverlening
- De standaard processen
- De implementatieaanpak
- De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een account- of klantenteam
- Het beleid met betrekking tot social return, duurzaamheid en inclusiviteit
- Bbewijslast (waar heb je eerder tot tevredenheid zaken geleverd)
- Je belangrijkste referenties
- CV’s van sleutelfunctionarissen.
Het is verstandig om eens per halfjaar op basis van de evaluatiescores van de aanbestedende dienst/opdrachtgever de basisteksten te reviewen.
Werken jullie met een bidbibliotheek en wat zijn jullie ervaringen?